Учёт проката инвентаря: у кого что и когда вернут

Почему возникает проблема

Когда прокат записывают в тетрадь или в Excel, проблемы начинаются при возврате: запись не найти, время возврата никто не проверил, а дни опоздания пропадают бесплатно. В загруженные дни по тетради не видно, сколько вещей свободно, и одну и ту же вещь вы обещаете двум людям. Если оплату проката записывают мимо кассы, в конце смены наличные уже не сходятся.

Как это сделать в Termino

1. 1

   Добавьте вещи для проката

   Прокат Termino включает для вашей компании по запросу. После этого в системе, на странице «Branches» (филиалы), включите «Rentals» (прокат) в окне «Edit» (редактирование) филиала. Затем откройте «Rentals», вкладку «Items» (вещи), и нажмите «Add item» (добавить вещь): укажите «Name» (название) и «Photo» (фото), а в таблице «Price and quantity per branch» (цена и количество по филиалам) впишите «Daily price» (дневная цена) филиала и «Quantity» (количество), то есть сколько у вас единиц. Вещи для проката отделены от товаров и не затрагивают складской остаток для продажи.

2. 2

   Выберите вещи и период

   В верхней панели кассы выберите «Rent» (прокат). На карточке вещи видны дневная цена и сколько единиц свободно на этот период; если выбрать больше, касса предупредит. В поле «Period» (период) выберите 1, 2, 3, 5 или 7 дней либо «Other» (другое) и точные дату и время. Каждые начатые 24 часа считаются одним днём: 32 часа - это два дня. Затем нажмите «Continue» (продолжить).

3. 3

   Укажите клиента

   В поле «ID / passport number» (личный номер / паспорт) введите грузинский личный номер или номер паспорта и нажмите «Find» (найти). Если этот человек уже брал что-то напрокат, появится «Found» (найдено), и имя и фамилия заполнятся сами; если нет, появится «New customer» (новый клиент): введите «First name» (имя) и «Surname» (фамилия). Телефон необязателен, но полезен для брони.

4. 4

   Оплата сейчас, при возврате или бронь

   В сводке выберите «Pay now» (оплата сейчас) или «Pay on return» (оплата при возврате). Если начало в будущем, кнопка будет называться «Book» (забронировать): за бронь деньги не берутся. Когда клиент придёт, откройте «Active rentals» (активные прокаты) → «Reservations» (брони), выберите бронь и нажмите «Hand over» (выдать); здесь вы выбираете, заплатит он сейчас или при возврате.

5. 5

   Примите вещи обратно

   В «Active rentals» (активные прокаты) вкладки «Active» (активные), «Overdue» (просроченные) и «Today» (сегодня) показывают, кто возвращает и кто опаздывает. Выберите прокат: на экране видны «Actual days» (фактические дни) и «Extra days» (дополнительные дни). В поле «Charge extra days» (начислить дополнительные дни) вы решаете, сколько дней начислить; если начислить меньше, это записывается на имя кассира. Нажмите «Return and pay» (вернуть и оплатить) или «Return» (вернуть), если платить уже нечего.

6. 6

   Проверьте в системе

   В системе, в разделе «Rentals» (прокат) → «Rentals» (прокаты), видны «Out now» (выдано сейчас), «Overdue» (просрочено), «Upcoming reservations» (предстоящие брони) и «Rental income» (доход от проката) за выбранный период. Прокаты можно фильтровать по статусу и искать по имени или по последним 4 символам личного номера. В отчёте «Shifts» (смены) оплаты проката наличными и картой видны отдельными столбцами и учитываются в ожидаемых наличных смены.